Een plattetekstversie van uw e-mail voorbereiden
Bereid een bruikbare plattetekstversie voor met dezelfde betekenis, heldere links en volledige uitschrijfinformatie. Met een fictief mailvoorbeeld en MIME-uitleg.
.jpg){kind=link}
In dit artikel
Een plattetekstversie van een e-mail bevat de boodschap zonder HTML-opmaak: gewone tekst, herkenbare onderdelen en bruikbare links. Zorg dat ze hetzelfde antwoord en dezelfde voorwaarden bevat als de opgemaakte versie. Ze is geen dump van onafgewerkte code of een korte melding dat iemand de HTML-versie moet openen.
Bij een bericht met meerdere alternatieve versies kan het mailprogramma een passende versie tonen. Dat geeft geen garantie op een betere bezorging. Het is vooral een manier om de inhoud in meer leesomstandigheden beschikbaar te houden.
Begrijp wat een alternatieve versie is
MIME maakt het mogelijk verschillende soorten inhoud in een e-mail te structureren. RFC 2046 beschrijft onder meer multipart/alternative: verschillende weergaven van dezelfde informatie. De verzendsoftware moet die structuur technisch correct opbouwen.
De tekstversie is dus niet per definitie een aparte campagne. Bij zo’n alternatief bericht horen onderwerp, afzender en hoofdbetekenis bij hetzelfde bericht. De lezer hoeft niet zelf twee verschillende mails te vergelijken.
Vraag uw beheerder of provider hoe de tekstversie wordt gemaakt en of u ze kunt controleren. Een automatische omzetting kan een bruikbaar begin zijn, maar kan ook knopteksten, lange linklijsten of onlogische witruimte opleveren. Controleer de daadwerkelijke uitkomst.
Schrijf een zelfstandig leesbare tekst
Zet de aanleiding en het antwoord bovenaan. Maak korte alinea’s en gebruik gewone tussenkoppen als de lengte dat vraagt. Vermijd een grote hoeveelheid decoratieve tekens die de leesvolgorde kunnen hinderen.
Een zin als “klik op de groene knop hieronder” werkt niet zonder de knop en de kleur. Schrijf de handeling opnieuw als tekst: “Bekijk de voorbereidingsvragen via de onderstaande link.” Geef de bestemming direct daarna.
Gebruik voor de inhoud dezelfde criteria als bij een waardevolle nieuwsbrief. De tekstversie mag niet alleen uit losse titels bestaan wanneer het volledige antwoord in de HTML-versie staat. Een lezer hoort de belangrijkste uitleg niet te missen door de gekozen weergave.
Geef links betekenis en ruimte
Een beschrijving met de URL op een eigen regel is vaak helder. Controleer dat leestekens of regeleinden de link niet onbedoeld veranderen. Gebruik een vertrouwd domein en vermijd onnodige verkorters die de bestemming verbergen.
Kopieer de echte bestemming uit het goedgekeurde bericht. Laat geen voorbeeldadres staan en gebruik niet de algemene homepage als vervanging voor een specifieke uitleg. De principes van een duidelijke oproep tot actie gelden ook zonder knopvorm.
Geef uitschrijven een eigen herkenbaar onderdeel. Een tekstversie zonder stopmogelijkheid is inhoudelijk niet volledig omdat er in de HTML-footer wel een link staat. Controleer bij de uitschrijfpagina dat die bestemming dezelfde betekenis heeft.
Een fictieve korte tekstversie
Adviesatelier Meidoorn is hier een verzonnen afzender. De onderstaande oefenmail is niet verzonden. De genoemde bestemmingspagina wordt alleen beschreven; in een echte mail zou er een gecontroleerde link staan.
“Welke informatie verzamelt u vóór een adviesgesprek?
Noteer eerst uw vraag, wat u al hebt geprobeerd en welke beperking u zeker wilt bespreken. Een volledig plan is voor deze voorbereiding niet nodig.
Voorbeeld: u wilt een werkplek anders indelen. Noteer dan welke taak nu lastig is en wat er zeker moet blijven staan. Dit is een fictieve situatie, geen advies voor een bestaande ruimte.
Op onze voorbereidingspagina vindt u welke informatie u kunt meenemen. Gebruik daarvoor de gecontroleerde link naar die pagina.
U ontvangt dit bericht omdat u zich hebt ingeschreven voor onze voorbereidingsbrief.
Adviesatelier Meidoorn Werkelijke contactgegevens horen hier.
Wilt u deze nieuwsbrief niet meer ontvangen? Gebruik de persoonlijke uitschrijflink die bij deze verzending hoort.”
Het voorbeeld houdt de uitleg, vervolgactie en administratieve informatie bij elkaar. Het laat ook zien dat placeholders geen bruikbare productie-inhoud zijn: contactgegevens en links moeten vóór verzending echt worden ingevuld en gecontroleerd.
Controleer afbreken en bijzondere tekens
Tekst kan door software worden afgebroken of opnieuw worden samengevoegd. RFC 3676 beschrijft format=flowed voor text/plain en de behandeling van regels. Niet elk bericht gebruikt dit formaat; laat uw software de passende codering verzorgen.
Controleer accenten, apostroffen, eurotekens en lange woorden in de ontvangen testmail. Een bronbestand dat er goed uitziet, bewijst niet dat de ontvangen versie correct is gecodeerd.
Maak geen kunstmatige kolommen met spaties. Die kunnen uit elkaar vallen bij een ander lettertype of smal scherm. Gebruik een korte lijst met labels wanneer informatie naast elkaar stond. “Prijs: …” en “Voorwaarde: …” blijven duidelijker dan uitgelijnde losse waarden.
Bij een antwoord op een eerder bericht kunnen geciteerde regels verschijnen. Controleer dat de nieuwe boodschap boven de oude correspondentie herkenbaar is en dat er geen onbedoelde privégeschiedenis in een campagnesjabloon belandt. Een gekopieerd persoonlijk bericht is geen veilige basis voor een algemene nieuwsbrief.
Vergelijk betekenis, niet alleen lengte
Leg HTML en tekst naast elkaar. Staan dezelfde datum, prijs, uitsluiting en vervolgstap erin? Een verouderde tekstversie kan een andere aanbieding beschrijven dan de actuele HTML-mail.
Controleer ook tekst die normaal bij een beeld staat. Als het beeld een belangrijk voorbeeld of een voorwaarde bevatte, moet die betekenis in de gewone tekst terugkomen. Dat sluit aan bij toegankelijke e-mails, maar een tekstversie alleen maakt de hele verzending nog niet toegankelijk.
Laat niemand handmatig een tweede, afwijkende samenvatting bedenken zonder inhoudelijke controle. Gebruik dezelfde goedgekeurde broninhoud en leg vast hoe wijzigingen in beide versies worden doorgevoerd.
Neem de tekstversie mee in de eindcontrole
Open een ontvangen bericht via uw eigen testadres en controleer de beschikbare tekstweergave of berichtbron. Noteer welke methode u gebruikte. Claim geen brede ondersteuning op basis van één programma.
Volg de hoofdlink en de uitschrijflink in de gecontroleerde testomgeving. Bekijk ook de afzendergegevens en eventuele privacyverwijzing. De tekstversie hoort bij de laatste controle voor verzending, niet bij een eenmalige sjabloonoplevering.
Werk opnieuw na wanneer de HTML-opbouw ingrijpend verandert. Een extra promotieblok kan bijvoorbeeld wel in de tekstomzetting terechtkomen, maar zonder de voorwaarde die er in een apart beeld naast stond. Het zijn zulke verschillen die een gerichte controle waardevol maken.
Technische bronnen
De RFC’s beschrijven technische formaten. Ze bevatten geen belofte over inboxplaatsing, leesgedrag of volledige toegankelijkheid van uw e-mail.